Prostota jest kluczem

Jako ludzie spędzający dużą część życia w sieci, jesteśmy zasypywani zewsząd nowościami. Feedy sieci społecznościowych to istna kopalnia nowych treści, od których jest łatwo się uzależnić nawet jeśli kompletnie nic nie wnoszą do naszego życia. Wśród takich treści są też rzecz jasna reklamy - a wśród nich reklamy aplikacji i usług obiecujących gruszki na wierzbie. "Twoja produktywność wzrośnie x razy!", "2x szybciej uporasz się z zadaniami!", "Twoja praca stanie się przyjemnością!" i tak dalej. Podobne nagłówki można by mnożyć. Sam przerabiałem mnóstwo różnych aplikacji do organizacji zadań, kalendarzy i notatek. Czasami zahaczało to niemal o szaleństwo. Po latach wymieniania narzędzi jak rękawiczki doszedłem jednak do kilku wniosków.

Co jest nie tak z nowościami?

Co sprawia, że jakiegoś narzędzia dobrze się nam używa? Czy jest to intuicyjność obsługi? Czy prostota? A może coś jeszcze innego? Po przetestowaniu mnóstwa narzędzi dochodzę do wniosku, że są to przyzwyczajenie i opanowanie przepływu pracy do wysokiego poziomu. Co z tego, że jakiś produkt obiecuje ci, że będzie ci się z nim żyło lepiej? Dopóki nie nauczysz się go, nie poznasz jego niuansów - przesiadka będzie bolesna. W niewielu przypadkach zdarza się, że jakieś narzędzie od początku pasuje idealnie do naszego flow pracy. Idąc dalej jest jeszcze gorzej - musisz migrować wszystko do nowego miejsca poświęcając na to niejednokrotnie masę czasu. Jeśli okaże się, że nowe narzędzie z jakiegoś powodu jednak się nie sprawdza, proces powtórzysz. I tak w kółko i w kółko aż wrócisz do punktu wyjścia. Moim zdaniem nie ma i długo nie będzie narzędzia idealnego, które rozwiąże wszystkie nasze problemy idealnie dopasowując się do naszego stylu pracy. To my i tylko my musimy przyzwyczaić się do wybranego narzędzia i wycisnąć z niego ile się tylko da. Dodatkowo ważne, aby uświadomić sobie, że żadne narzędzie nie sprawi, że staniemy się bardziej produktywni - stanie się wręcz odwrotnie, dopóki nie nauczymy się go obsługiwać, co może potrwać naprawdę długo. Weź zatem pierwsze z brzegu narzędzie, które masz pod ręką, zastanów się, czy spełnia twoje podstawowe potrzeby - naucz się go raz i spraw, by to ono działało dla ciebie. Nie interesuj się innymi rozwiązaniami tak długo dopóki nie pojawiają się krytyczne problemy (np. notoryczne problemy z synchronizacją czy utrata danych). Szkoda twojego czasu na szukanie złotego Graala wśród dajmy na to notatników. Zamiast tego skoncentruj się na pracy i mistrzowskim opanowaniu narzędzi, które mają działać dla ciebie. Nowinki wyglądają fajnie - obiecują wygodniejszy interfejs, więcej funkcji, dzielenie się dokumentami z innymi i inne cuda. Każda nowa aplikacja kusi nowym, ale gdyby dać zdrowemu rozsądkowi dojść do głosu okazuje się, że to tylko pudrowanie wciąż tego samego rozwiązania i podchodzenie do starego problemu w bardzo mało tak naprawdę innowacyjny sposób.

Kombajny

Notion, ClickUp czy Jira to prawdziwe kolosy pozwalające na bardzo wiele - wokół tego pierwszego narzędzia urosły nawet całe społeczności wydające się nie robić nic poza ciągłym dostosowywaniem narzędzia do siebie i dzieleniem się efektami z innymi. Nie ma w tym nic złego dopóki nie okaże się, że spędzamy więcej czasu na "budowaniu" własnego flow i ciągłym jego poprawianiu niż na faktycznej pracy. Dwa kolejne wymienione narzędzia zwykle używane są do pracy zespołowej i ich poziomu skomplikowania nie przeskoczymy. Warto jednak wziąć pod uwagę to, że dla nas takie wielkie kawałki oprogramowania mogą nie działać - mogą się okazać najzwyczajniej w świecie przytłaczające i prowadzić do frustracji, rozkojarzenia i drastycznego spadku produktywności. Jeśli czujesz przytłoczenie narzędziem, które ma ci pomagać, może warto rozejrzeć się za czymś prostym? U mnie działa zasada jedna aplikacja - jedno zadanie. Kelandarz robi tylko to, co związane z wydarzeniami, aplikacja do zadań zarządza tylko zadaniami, a do notatek tylko notatkami. W wielkich napuchniętych od funkcji kolosach jedynie się gubiłem i traciłem orientację w pracy. Cały czas używam ClickUpa do organizacji zadań, które z kimś współdzielę, ale do prywatnych rzeczy czy projektów, których z nikim nie muszę współdzielić używam systemowych Przypomnień od Apple. To działa dla mnie najlepiej - bo jest proste.

Dość

Sam siedzę dość głęboko w ekosystemie Apple, ale zarówno u Microsoftu jak i u Google'a znajdziesz analogiczne rozwiązania, które mogą dla Ciebie działać. Nawet jeśli nie przepadasz za tymi firmami, rynek jest pełen prostych narzędzi, które działają w sposób przewidywalny i po krótkim wdrożeniu mogą się dla ciebie okazać strzałem w dziesiątkę. Być może minimalizacja funkcji zagra dla ciebie dużo lepiej niż posiadanie oprogramowania do wszystkiego, z każdą możliwą opcją, bo "a nuż się przyda"? W prostych narzędziach łatwiej się rozeznać, łatwiej w nich znaleźć szukane informacje, prościej jest je zorganizować i "zmusić" do działania według naszego widzimisię. Rozbudowane narzędzia często mocno narzucają sposób obsługi ograniczając nas. Proste narzędzia pozwalają na większą kreatywność - możesz przecież nawet używać jakichś funkcji w sposób niestandardowy, który jednak tobie odpowiada - przecież i tak nikt tego nie sprawdzi ;) Wystarczy, że sieć już teraz karmi nas tonami zbędnych informacji, abyśmy sami jeszcze dodatkowo sobie dokładali poziomu skomplikowania. Prostota jest według mnie jeszcze ważniejsza teraz niż dawniej - powinniśmy świadomie i z pełną premedytacją upraszczać swoje otoczenie jednocześnie wyciskając z niego ile się da. To tylko maleńki fragment większego problemu jakim jest przeładowanie naszych głów informacjami. Jest jednak pewnym polem do poprawy, które z innymi zmianami może przynieść nam niemałe korzyści w życiu. Weź zatem pierwszy z brzegu program, który ci odpowiada i stań się mistrzem w jego obsłudze, a nie będziesz już potrzebować żadnych rewolucji.