Jak organizuję i pracuję z notatkami?

Nie ma to jak osobista, uporządkowana baza wiedzy, która jest zawsze w zasięgu ręki i nie zniknie tak, jak mają w zwyczaju znikać niektóre strony internetowe. Prawda? Tak, o ile zrobimy to dobrze, a „dobrze” to znaczy „w zgodzie ze sobą”. Co mam na myśli?

Rynek notatników

Notatnik cyfrowy nie jest oczywiście niczym nowym - długie lata temu tryumfy święcił już Evernote, a obecnie mamy całe zatrzęsienie wirtualnych notesów. Każdy stara się przekonać nas, że jest tym jedynym i najlepszym, ale właściwie co definiuje najlepszy notes? Nie dla każdego będzie to ta sama aplikacja, ale sądzę, że mimo to jest kilka cech wspólnych, które powinna posiadać każda, aby nie doprowadzić nas do szaleństwa ;) Według mnie cztery filary dobrego notatnika to:

• prostota
• obsługa tagów
• czytelność i wygoda
• zapewnienie prywatności i bezpieczeństwa danych

Rynek notatników cyfrowych wydaje się pękać w szwach od aplikacji. Problem w tym, że każda z nich ma jakieś wady. Musimy zatem pójść na kompromis, bo wbrew temu, co nie raz próbują nam wciskać hasła reklamowe - nie ma narzędzi idealnych.

Prostota

Notatniki, których używam są tak proste jak to tylko możliwe, ale nie zbyt proste (;)). Pierwszy z nich służy mi głownie do przechowywania notatek udostępnianych (gdyż ten drugi tego nie potrafi, za to posiada inne cechy, które cenię). Notatnik numer dwa z kolei jest właściwie tym głównym - to on służy mi za pewnego rodzaju bazę wiedzy i zastępuję mi „tył głowy” - mogę tam zostawić cokolwiek, by móc do tego później wrócić i nie zaprzątać sobie tym myśli (myślenie o tak wielu sprawach na raz było moją udręką przez lata więc dobrze jest mieć gdzie te myśli odłożyć). Mój główny notatnik ma tagi i tylko tagi. Nie posiada folderów i uważam to za jego ogromną zaletę - tagi pozwalają katalogować notatki w wielu miejscach na raz, co ułatwia ich odnalezienie. Umówmy się - mało która notatka pasuje tylko i wyłącznie do jednej kategorii.

Obsługa tagów

Tagi są wygodne i pozwalają niemal dowolnie organizować zgromadzone dokumenty. To ich ogromna siła. Przerabiałem już kilka gotowych systemów organizacji notatek, ale zawsze był problem z przystosowaniem się do nich. Jedna z najpopularniejszych metod, jakiej próbowałem - P.A.R.A - również nie podziałała. Kiedy muszę zastanawiać się, do jakiej kategorii, do którego folderu wrzucić nową notatkę, żadna to produktywna praca. Dodanie paru tagów pozwala zatem skategoryzować nowe zapiski nie zastanawiając się zbytnio - jeśli trzeba aplikacja po prostu utworzy nowy tag podczas jego zapisywania, a Ty nie musisz się głowić gdzie tę notkę upchnąć. Program, którego używam pozwala dodatkowo zagnieżdżać tagi, w pewnym sensie pozwalając im imitować strukturę folderów - ograniczam jednak takie podejście, o czym jeszcze wspomnę.

Czytelność i wygoda

Co to za notes, który jest brzydki i nieczytelny? Twoje notatki mogą być w artystycznym nieładzie, ale muszą być zorganizowane w czytelny sposób. Każdy ma swój gust, ale tym, co do mnie zawsze przemawia to dbałość o dobrą typografię i design tak dobry, by nie dominował nad treścią. To pomaga skanować zawartość notatnika wzrokiem. Jako, że jestem techniczny, mógłbym pisać wszystko używając składni Markdown. Jest prosta, intuicyjna i nie wymaga odrywania rąk od klawiatury w celu formatowania tekstu. Mój edytor wspiera Markdown, a niektóre inne notesy oferują nawet jego rozszerzoną składnię.

Prywatność i bezpieczeństwo danych

Coś, o czym czasem się zapomina. Notes powinien być bezpieczny - najlepiej umożliwiać szyfrowanie notatek, ale niekoniecznie wszystkich. Sam mam wiele notatek pod hasłem, ale większość nie. Mój notes synchronizuje się z iCloudem więc już na tym etapie jest bezpiecznie. Nie ufam z tego powodu za bardzo nowym programom do notatek, bo nigdy do końca nie wiadomo, gdzie i jak przechowują dane. Poza tym - przestałem już migrować pomiędzy aplikacjami.

System

Wspomniałem już, że przerabiałem wiele gotowych systemów i wyszła z tego lipa. Doszedłszy zatem do wniosku, że potrzebuję czegoś, co zadziała dla mnie - opracowałem własny system. I o ile jestem zdania, że to najlepsze podejście (wypracowanie sobie schematu pracy, który działa dla nas, choćby był dziwny lub pozornie głupi), podzielę się z Tobą paroma zasadami, którymi się kieruję, może Cię zainspirują :) Po pierwsze, kataloguję notatki używając wyłącznie tagów. Tagi utrzymuję w strukturze płaskiej, zagnieżdżając je jedynie, jeśli naprawdę ma to sens. Mam zatem zagnieżdżone na przykład tagi dotyczące języków programowania, tak by nie robić bałaganu na poziomie „zero”. Poza tym trzymam tagi w strukturze płaskiej starając się nazywać je jak najmniej konkretnie. Tag ma być ogólny, ale pozwalać jasno sprecyzować jego zawartość. Przykładowo nie mam tagu #bieszczady , mam za to #wycieczki, gdzie umieszczam pomysły i plany wycieczek. Chodzi o to, żeby tych tagów nie było też zbyt wiele. Po drugie, łączę te notatki, które mają wspólny mianownik. Nie mam na myśli tworzenia z nich jednej wielkiej notatki, bo to niczemu nie służy, a linkowanie jednej notatki do drugiej. Niektóre notesy na to pozwalają, mój obsługuje linkowanie po wpisaniu znaków [[ - wewnątrz kwadratowych nawiasów ląduje link do docelowej notatki. Dzięki temu otwierając jedną, mogę łatwo nawigować między powiązanymi treściami. Po trzecie, przestałem migrować. Jeśli znajdziesz aplikację, która się dla Ciebie sprawdza, nie testuj co chwilę kolejnej i kolejnej. To strata czasu i być może nawet pieniędzy, a ciągłe przerzucanie notatek między programami może nie tylko zająć długie godziny, ale też spowodować utratę ważnych danych lub sytuację, w której sam bywałem - nie miałem pojęcia gdzie co jest.

Jedna - dwie aplikacje do notatek, z których każda ma jasno określony cel swojego istnienia to wystarczający zestaw aby dobrze organizować swoje zapiski. Nie musisz żonglować narzędziami, szukając Złotego Graala cyfrowych notatników, bo taki nie istnieje. Znajdź coś, co odpowiada Ci funkcjonalnie i wyciśnij z tego ile się da. Notuj wszystko, co uznasz za sensowne, a nuż kiedyś się przyda. Opracuj też własny system, który będzie dla Ciebie wygodny pozwalając Ci szybko i sprawnie odnajdywać informacje nawet posiadając setki, a może nawet tysiące sporządzonych notatek. Korzystaj z narzędzia tak, by to ono pracowało dla Ciebie i nie pozwól by to aplikacja dyktowała flow pracy Tobie.